Outdoor-Events planen – die besten Tipps für eine gelungene Open-Air-Veranstaltung

Wenn die ersten Frühlingssonnenstrahlen an der Nase kitzeln, zieht es uns wieder vermehrt nach draußen. Hinzu kommt, dass Corona die meisten Veranstaltungen in geschlossenen Räumen zurzeit untersagt. Deswegen bieten Outdoor-Events gerade jetzt eine gute Möglichkeit, ein Stück Lebensqualität und -freude zurückzubringen. Planung ist dabei das A und O. Aktuell müssen zudem einige wichtige Corona-bedingte Vorgaben eingehalten werden. Wir zeigen Ihnen die besten Tipps für eine wirklich gelungene Outdoor-Veranstaltung.

Planung ist alles – Vorüberlegungen für ein gelungenes Outdoor-Event

Für Ihre Planung finden Sie hier eine Checkliste mit den wesentlichen Überlegungen für Outdoor-Events:

Welche Corona-Richtlinien muss ich beachten? Prüfen Sie die aktuellen Bestimmungen Ihrer Stadt oder Gemeinde in Bezug auf Location, Anzahl der Gäste und angeordnete Hygienemaßnahmen. Gibt es Vorgaben für Mund-Nasen-Bedeckungen, Abstandsmarkierungen, Hinweisschilder, Schnelltests, Desinfektionsmöglichkeiten, Benennung eines Infektionsschutzbeauftragten für die Essensausgabe oder weitere wichtige Planungsmodalitäten?

Aus welchem Anlass veranstalte ich das Outdoor-Event? Feiern Sie ein Jubiläum, ein Teamevent, einen Feiertag oder möchten Sie die Freiluft-Saison einläuten? Abhängig vom Event leiten sich die Dekoration, Musik, der Dresscode und die Verpflegung ab.

Wer steht auf der Gästeliste? Die Anzahl der geladenen Gäste kann variieren, je nachdem, ob sich die Veranstaltung an einen bestimmten Personenkreis richtet, wie beispielsweise bei einem Betriebsausflug, oder ob es ein öffentliches Event wird. Abhängig von der Gästeanzahl planen Sie die Bewirtung, die Anzahl der Stühle, die Größe der Tanzfläche usw.

Unser Tipp: Sie kennen die konkrete Personenanzahl nicht? Dann schätzen Sie diese, indem Sie als Vergleich ähnliche Veranstaltungen aus der Vergangenheit heranziehen.

Welche Location ist für Ihr Event geeignet? Beachten Sie bei der Planung wichtige Faktoren wie die Wasserversorgung, die Anzahl der Toiletten vor Ort, Schlecht-Wetter-Möglichkeiten usw. Bei einem Fest für Familien kommt ein angeschlossener Spielplatz gut an, für eine Seniorenveranstaltung sollte das Event ebenerdig stattfinden, um gut mit einem Rollator von A nach B zu kommen.

In welchem Zeitraum findet das Event statt? Handelt es sich um eine Abendveranstaltung oder soll das Event am Tag stattfinden? Oder wird das Open Air sogar mehrere Tage hintereinander zelebriert? Abhängig von der Tageszeit ändern sich die Bedürfnisse der Gäste: Morgens erwarten sie in der Regel Kaffee und belegte Brötchen bei einem gemütlichen Vormittagsprogramm, abends punkten Veranstalter mit Grillgut und alkoholischen Getränken bei stimmungsvoller Live-Musik.

Benötige ich für die Umsetzung externe Dienstleister? Je größer das Event ist, desto mehr Hilfe von anderen benötigen Sie bei der Ausführung. Externe Dienstleister unterstützen Sie beispielsweise beim Catering, bei der Live-Musik oder der Kinder-Unterhaltung, aber auch in Bezug auf die Ausstattung der Location mit Biertischgarnituren, Liegestühlen oder Geschirr. Fragen Sie rechtzeitig an.

Wichtig ist, dass alle der oben genannten Überlegungen ineinandergreifen. Besonders die Anzahl der Gäste und die Location sind untrennbar miteinander verbunden.

Überlegen Sie: Möchte ich über 200 Gäste für mein Event einladen? Dann sollten Sie sich nach einer entsprechend großen Location umsehen. Ist Ihnen hingegen eine bestimmte Location wichtig wie beispielsweise der Biergarten Ihres eigenen Restaurants, dann schneiden Sie die Gästezahl auf die Größe der Location zu.

Events planen – Corona-Regeln beachten

Informieren Sie sich so zeitaktuell wie möglich auf der Corona-Website Ihres Bundeslandes über die Regelungen für Open-Air-Veranstaltungen und Außengastronomie. Denn die Richtlinien variieren je nach Region und Inzidenzzahlen.

Diese groben Richtlinien für Außen-Veranstaltungen im Hinblick auf Corona sollten Sie in jedem Fall beachten:

• Die Abstands-Regelung: Die Location sollte gemessen an der Besucheranzahl eine entsprechende Größe haben. Nicht alle Tische dürfen von Besuchern genutzt werden, usw.
• Ein Hygienekonzept, das vor allem die Steuerung des Zutritts, die Vermeidung von dichten Warteschlangen usw. regelt.
• Bereitstellung von Desinfektionsmittel-Spendern.
• Gut sichtbare Aushänge, die auf aktuelle Maßnahmen hinweisen.
• Anwesenheitsdokumentation aller Teilnehmer und Besucher.

Die Location als Grundpfeiler für ein gelungenes Open-Air-Event

Diese Checkliste gibt eine Orientierung bei der Location-Suche. Prüfen Sie, ob die Außenanlagen, die Sie für eine Veranstaltung nutzen wollen, alle Voraussetzungen erfüllen:

Was machen wir bei Regen? – Outdoor-Events mit Weitsicht planen

Nicht nur der April macht, was er will. Auch im Sommer kann das Wetter kurzfristig umschlagen. Deswegen sollte jeder Open-Air-Veranstalter einen Regen-Notfall-Plan in petto haben. Optimal ist natürlich eine Ausweichmöglichkeit in geschlossene Räume. Aber auch verschiedene Schirmsysteme, Sonnensegel und Pavillons können gut Abhilfe schaffen. Parktisch ist hierbei vor allem, dass Schirm & Co. auch vor starker Sonne schützen.

Tipps:

• Achten Sie bei Pavillons darauf, dass diese sich manuell an allen Seiten schließen lassen oder aber von einer oder mehreren Seiten dauerhaft geschlossen sind.
• Wählen Sie wasserabweisende Sonnensegel.
• Setzen Sie auf festinstallierte Schirme, die sich auch von starken Windböen nicht zu Fall bringen lassen.

Kommt es tatsächlich zum befürchteten Regenguss, nehmen Sie es mit Humor und reaktivieren Sie die gute Laune Ihrer Gäste mit diesen „Regen-Hits“:

1. Dancing in the rain – Ruth Lorenzo
2. Umbrella - Rihanna
3. It’s raining men – The weather girls

Mobiliar und Dekoration – das Outdoor-Event perfekt in Szene setzen

Neben Sonnen- (und Regen-) Schirmen gehören vor allem passende Sitzgelegenheiten zum Must-have-Mobiliar.

Als praktische Lösung haben sich Biertisch-Garnituren bewährt, an denen viele Menschen gleichzeitig essen, trinken und zusammensitzen können. Um den Corona-bedingten Mindestabstand einzuhalten, sperren Sie entsprechende Bereiche ab. So vermeiden Sie als Veranstalter ein zu dichtes „Aufeinandersitzen“.

Eine stilvolle Alternative zu den klassischen Biertischen bieten einzelne, kleine Tische mit Stühlen. Diese können direkt mit Abstand platziert werden. Auch Stehtische sorgen für ein stimmungsvolles Ambiente. Eine komfortable und vielerorts gern genutzte Ausstattung für Outdoor-Events sind Liegestühle. Die coolen Hingucker vermitteln das lässige Gefühl einer Beach-Party. Auch die Handhabung und Organisation ist sehr praktisch.

Die Vorteile von klappbaren Liegestühlen im Überblick:

• mit Abstand aufstellbar
• leicht zu verstauen
• in geringen Liefermengen bestellbar
• individuell bedruckbar mit Logo/Spruch – Wiedererkennungswert garantiert

Eine stimmige Dekoration rundet die Location schließlich perfekt ab. Hier gilt für Outdoor-Events fast immer: Weniger ist mehr. Denn eine Open-Air-Veranstaltung schafft Leichtigkeit und einen ungezwungenen Rahmen inmitten der Natur. Zu viel Deko ist also in vielen Fällen fehl am Platz. Sie können sich bei der Gestaltung am Anlass des Outdoor-Events orientieren (z. B. bunte Servietten mit Tiermotiven für eine Familienveranstaltung).

Hier ein Überblick über einfache, aber effektive Dekorations-Möglichkeiten, die quasi immer passen:

• Frisch geschnittene Blumen
• Kleine Gestecke
• Kräuter-Töpfe oder Lavendel
• Farbenfrohe Girlanden

Für den Abend:

• Lampions
• Lichterketten
• Windlichter auf den Tischen
• Fackeln (Achtung: offene Feuerstellen nie unbeaufsichtigt lassen!)

Essen & Trinken – der kulinarische Open-Air-Genuss

Greifen Sie auch beim Thema Verköstigung auf einem Outdoor-Event das vorangegangene Sprichwort „Weniger ist mehr“ auf. Statt Gourmet-Küche erwarten Gäste je nach Anlass in der Regel einfache Gerichte wie Bratwurst und Pommes.

Übersicht der Dos und Don’ts hinsichtlich der Essensauswahl bei Outdoor-Events:

Ähnlich wie für die Speisen gilt auch für die Getränke: Lieber eine kleinere Auswahl anbieten. Fassbier, jeweils eine Sorte Rot- und Weißwein, ggf. Prosecco und eine kleine Auswahl an Softdrinks ist meist völlig ausreichend. Und für Sie als Veranstalter besser planbar. Ein gängiger Hit auf Sommer-Partys ist zudem eine leckere Bowle oder hausgemachte Limonade.

Gastronomen, die Ihre Outdoor-Location direkt an der Gaststätte anliegen haben, sind bei der Planung der kulinarischen Verköstigung natürlich klar im Vorteil. Ansonsten kann die Beauftragung eines externen Caterers eine gute Lösung sein.

Wer ein Outdoor-Event im kleineren, geschlossenen Rahmen veranstaltet – beispielsweise als Teamevent – kann auch über ein Buffet nachdenken. Hier ist zu beachten, dass die Speisen angemessen warmgehalten oder gekühlt werden.

Unterhaltung – so sorgen Sie für Stimmung!

Neben dem leiblichen Wohl ist auch die Unterhaltung der Gäste von großer Bedeutung. Für eine Veranstaltung am Tag, bei der Familien erwartet werden, stellen Sie ein Programm für Kinder auf die Beine. Gerade im Freien gibt es hier zahlreiche Möglichkeiten wie etwa das Aufstellen verschiedener Spielgeräte, einer Seifenblasenmaschine usw.

Welche Unterhaltung kommt beim erwachsenen Publikum gut an? Ob Teamevent, öffentliche Veranstaltung oder Familien-Party – setzen Sie auf Live-Musik! Dabei eignen sich sowohl ein DJ als auch eine Band. Achten Sie darauf, dass die Musikauswahl zum Anlass des Open Airs und den Gästen passt. 

Da Insektenstiche, ein Sonnenbrand oder Kopfschmerzen das Vergnügen eines Outdoor-Events schnell trüben können, empfehlen wir Ihnen, neben einem klassischen Erste-Hilfe-Kasten am besten folgende Goodies parat zu haben:

• Kopfschmerztabletten
• Mittel gegen Insektenstiche
• Kühlpads
• Sonnencreme

Mit diesen Tipps wird Ihre Open-Air-Veranstaltung zum unvergesslichen Erlebnis für alle Teilnehmer.